Cara Membuat Pembukuan Online Shop Sederhana
Banyak online shop ramai pesanan, tetapi pemiliknya tidak tahu apakah usahanya benar-benar untung. Penyebabnya biasanya sama: uang usaha bercampur dengan uang pribadi, dan transaksi tidak dicatat dengan rutin.
Pembukuan sederhana sudah cukup untuk menjawab tiga pertanyaan penting setiap bulan: berapa uang yang masuk, berapa yang keluar, dan berapa laba bersihnya. Panduan ini menjelaskan cara memulainya tanpa istilah akuntansi yang rumit.
Angka di panduan ini adalah contoh fiktif. Panduan ini membahas catatan sederhana untuk memantau usaha, bukan laporan keuangan resmi atau perhitungan pajak.
1. Pisahkan uang usaha dan uang pribadi
Langkah paling penting justru dilakukan sebelum mencatat apa pun: gunakan rekening atau dompet digital khusus untuk usaha. Semua pencairan dana marketplace dan pembayaran pelanggan masuk ke sana, dan semua belanja usaha dibayar dari sana.
Dengan rekening terpisah, mutasi rekening menjadi sumber data pembukuan Anda, dan saldo akhir bulan bisa dipakai untuk mengecek apakah catatan Anda lengkap (lihat langkah 6).
2. Catat saat uang masuk atau keluar
Untuk online shop kecil, cara paling praktis adalah pembukuan berbasis kas: setiap transaksi dicatat pada tanggal uang benar-benar masuk atau keluar. Satu transaksi cukup satu baris, berisi:
- tanggal;
- jenis: pemasukan atau pengeluaran;
- kategori;
- keterangan singkat, misalnya “Restok kaos hitam 50 pcs”;
- channel penjualan, jika berupa pemasukan;
- jumlah dalam rupiah.
Konsekuensinya, laba bulan saat Anda belanja stok dalam jumlah besar akan terlihat kecil, lalu naik di bulan-bulan berikutnya saat stok itu terjual. Ini wajar. Lihat tren beberapa bulan, jangan hanya satu bulan.
3. Gunakan kategori yang tetap
Kategori membuat Anda bisa melihat ke mana uang paling banyak keluar. Pakai daftar yang sama setiap bulan agar bisa dibandingkan:
| Kategori | Jenis | Contoh |
|---|---|---|
| Penjualan | Pemasukan | Pencairan marketplace, transfer pelanggan WhatsApp, penjualan offline |
| Pendapatan lain | Pemasukan | Cashback atau pemasukan di luar penjualan produk |
| Pembelian stok | Pengeluaran | Belanja produk ke supplier, ongkir kulakan |
| Biaya marketplace | Pengeluaran | Biaya layanan atau komisi yang dipotong marketplace |
| Ongkir | Pengeluaran | Subsidi ongkir yang Anda tanggung, kirim ulang paket |
| Kemasan | Pengeluaran | Kardus, plastik, bubble wrap, lakban, label |
| Iklan & promosi | Pengeluaran | Iklan marketplace atau media sosial, voucher yang Anda tanggung |
| Gaji | Pengeluaran | Upah admin atau tim packing |
| Sewa & utilitas | Pengeluaran | Sewa tempat, listrik, internet |
| Lain-lain | Pengeluaran | Biaya kecil yang tidak masuk kategori lain |
Jika kategori “Lain-lain” mulai besar, pecah menjadi kategori baru agar tetap mudah dibaca.
4. Pilih satu cara mencatat penjualan marketplace
Marketplace biasanya memotong biaya sebelum dana dicairkan ke rekening Anda. Ada dua cara mencatatnya, dan keduanya benar asalkan Anda konsisten.
Contoh: dalam satu minggu ada penjualan Rp 500.000, marketplace memotong biaya Rp 45.000, dan dana yang cair ke rekening Rp 455.000.
| Cara | Yang dicatat | Laba yang terlihat |
|---|---|---|
| A. Catat dana cair | Pemasukan Penjualan Rp 455.000 | Rp 455.000 dikurangi biaya lain |
| B. Catat penjualan kotor dan biayanya | Pemasukan Penjualan Rp 500.000, pengeluaran Biaya marketplace Rp 45.000 | Sama dengan cara A |
Laba akhirnya sama. Cara B sedikit lebih repot, tetapi Anda bisa melihat berapa besar biaya marketplace setiap bulan, dan angka itu penting saat menentukan harga jual.
5. Jangan catat uang pribadi sebagai biaya usaha
Uang yang Anda ambil dari rekening usaha untuk keperluan pribadi (sering disebut prive) bukan biaya usaha. Jika dicatat sebagai pengeluaran usaha, laba toko akan terlihat lebih kecil dari sebenarnya. Catat pengambilan ini secara terpisah, misalnya di catatan sendiri, agar Anda tetap tahu berapa yang diambil tanpa mencampurnya dengan biaya toko.
Sebaliknya, jika Anda membayar kebutuhan toko dengan uang pribadi, tetap catat sebagai pengeluaran usaha.
6. Cocokkan dengan saldo rekening setiap bulan
Di akhir bulan, cek apakah catatan Anda lengkap dengan rumus sederhana:
Saldo awal + total pemasukan − total pengeluaran = saldo akhir yang seharusnya
Contoh: saldo awal Rp 1.200.000, pemasukan Rp 3.500.000, dan pengeluaran Rp 2.900.000. Saldo akhir yang seharusnya adalah Rp 1.800.000. Jika saldo di rekening ternyata Rp 1.750.000, ada selisih Rp 50.000: cari transaksi yang belum dicatat, misalnya biaya admin bank atau belanja kecil, sebelum menutup bulan.
Langkah ini hanya bekerja jika uang usaha dan pribadi sudah dipisahkan (langkah 1), dan jika pengambilan pribadi dari langkah 5 ikut diperhitungkan sebagai uang keluar.
7. Baca hasilnya setiap bulan
Setelah catatan lengkap, lihat tiga angka ini:
- Laba bersih = total pemasukan − total pengeluaran. Dengan contoh di atas: Rp 3.500.000 − Rp 2.900.000 = Rp 600.000.
- Margin = laba bersih ÷ pemasukan. Contoh: Rp 600.000 ÷ Rp 3.500.000 ≈ 17,1%.
- Kategori pengeluaran terbesar setelah pembelian stok. Kategori inilah yang paling berpengaruh jika ingin menaikkan laba.
Bandingkan margin dengan perkiraan saat Anda menentukan harga. Jika margin nyata jauh lebih kecil, mungkin ada biaya yang belum masuk ke harga jual. Baca Cara Menentukan Harga Jual Online Shop agar Untung untuk menghitung ulang harga Anda.
Mulai dengan template gratis
Template Pembukuan Online Shop di Kukirim Tools sudah berisi sheet transaksi dengan pilihan jenis, kategori, dan channel, serta ringkasan pemasukan, pengeluaran, laba bersih, dan margin per bulan yang terisi otomatis. File .xlsx ini bisa dibuka di Excel, Google Sheets, dan LibreOffice, dan kategorinya bisa Anda sesuaikan.
Untuk menghitung laba per produk sebelum menjual, gunakan Kalkulator Keuntungan.
Yang perlu diingat
Pembukuan sederhana ini membantu Anda memantau kesehatan usaha, tetapi bukan laporan keuangan resmi dan bukan perhitungan pajak. Untuk kewajiban pajak, ikuti ketentuan yang berlaku atau konsultasikan dengan pihak yang berwenang.